3. ESCOPO – COMPROMISSO COM A CONFORMIDADE

A Expocacer tem o compromisso de realizar seus negócios de modo consistente com os mais altos padrões profissionais e éticos. Para tal, a Cooperativa dispõe de um Programa eficaz de conformidade conhecido como POLITICA DE COMPLIANCE.

Compliance é uma função que envolve a conformidade da empresa às leis e normas de órgãos regulamentadores. É um sistema de controles internos que permite esclarecer e proporcionar maior segurança à Gestão da Expocacer, respeitando o compromisso com a ética e a verdade.

A Expocacer adota a presente Política de Compliance, a qual reflete o comprometimento com a melhoria contínua da qualidade com base na análise, avaliação e desenvolvimento do Programa de Conformidade, do ambiente normativo e de negócios, em constante transformação.

Nesse sentido, a Política de Compliance busca dar diretrizes para que a Expocacer desenvolva mecanismos para atender às necessidades do seu negócio e às exigências das normas reguladoras, sempre alinhando os planos de ações aos objetivos estratégicos da Cooperativa, tendo como base os princípios e as boas práticas de Governança Corporativa.

A Política de Compliance se pauta pelo cumprimento dos 10 princípios do Pacto Global das Nações Unidas (ONU), relativos a Direitos Humanos, Condições de Trabalho, Meio Ambiente e Anticorrupção, onde assegura-se:

1. Apoio e Respeito a proteção de direitos humanos reconhecidos internacionalmente;
2. Não participação em violações destes direitos.
3. Apoiar a liberdade de associação e o reconhecimento efetivo do direito à negociação coletiva;
4. A eliminação de todas as formas de trabalho forçado ou compulsório;
5. A abolição efetiva do trabalho infantil; e
6. Eliminar a discriminação no emprego.
7. Apoiar uma abordagem preventiva aos desafios ambientais;
8. Desenvolver iniciativas para promover maior responsabilidade ambiental;
9. Incentivar o desenvolvimento e difusão de tecnologias ambientalmente amigáveis;
10. Combater a corrupção em todas as suas formas, inclusive extorsão e propina.

4. BASE LEGAL

Compliance é o compromisso da empresa em cumprir normas nacionais e internacionais e agir de acordo com regras ou instruções internas. O compliance está diretamente ligado à LEI ANTICORRUPÇÃO (Lei nº 12.846), aprovada em 2013 no Brasil. Desde que tal legislação entrou em vigor, em 2014, as empresas brasileiras ficaram expostas a graves consequências civis e administrativas, caso venham a praticar qualquer tipo de ato lesivo à administração pública/privada nacional ou estrangeira. Isso inclui atos de corrupção e fraudes em licitações e contratos, mesmo que a empresa tenha sido constituída temporariamente. Com sua Política de Compliance, a Expocacer se une a uma tendência internacional que busca reprimir atos ilícitos.

A Política de Compliance da Expocacer  também está associada à LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS/LGPD (nº 13.709/2018), que é o marco legal de proteção e transferência de dados com o objetivo de proteger a privacidade dos dados dos cidadãos contra o uso disfuncional dos mesmos sem o consentimento do titular. A LGPD garante poder para fiscalizar e controlar informações pessoais, que nem sempre precisam ser sigilosas, mas que, se utilizadas sem expressa anuência do titular, configurarão invasão de privacidade. Através desta Política Expocacer garante sua atuação de acordo com a lei e com as melhores práticas, sendo esta a base sólida para a aplicação das diretrizes de proteção e privacidade de dados previstas na LGPD.

5. CONCEITO DE COMPLIANCE

O termo Compliance significa estar em conformidade com regras, normas e procedimentos.

A EXPOCACER adota, por meio de sua estrutura, as atividades de Controles Internos e Compliance, visando identificar e controlar a medição correta dos riscos e do desempenho da mesma de acordo com as Políticas, Processos, Indicadores e padrões estabelecidos internamente e validados pelas Diretorias e Conselho de Administração.

Todos os Colaboradores deverão conhecer as políticas, processos e procedimentos definidos pela EXPOCACER, incluindo, mas não se limitando ao Risco e Compliance, ao Código de Ética e Regimento Interno da EXPOCACER.

A área de Compliance tem como foco principal garantir o cumprimento das normas regulamentadoras descritas nas Políticas e nos processos internos, prevenindo e controlando os riscos envolvidos nas atividades da empresa e acompanhando o cumprimento das regras aplicáveis às suas atividades e aos Colaboradores.

Por meio dos controles de Compliance, os desvios em relação às políticas e processos da EXPOCACER serão identificados e mitigados, através de análise das não conformidades identificadas na execução do Plano de Auditoria e da avaliação dos riscos existentes, buscando a implementação de mecanismos de controle necessários e aplicando as sanções correspondentes quando cabível.

6. RESPONSABILIDADES

A Expocacer busca estar em conformidade com o exigido nas leis e regulamentações aplicáveis vigentes, atendendo a todos os pontos abaixo relacionados:

• Existência de atribuição de responsabilidades e de delegação de autoridade, observada a estrutura Governança da Expocacer (Organograma);
• Segregação de funções atribuídas de forma apropriada aos colaboradores, buscando evitar o acúmulo de responsabilidades conflitantes (ex.: quem solicita, não aprova / quem executa, não confere ou supervisiona);
• Meios de monitoramento, de forma a identificar potenciais áreas de conflito, a fim de minimizá-los;
• Existência de canais de comunicação interna que assegurem aos colaboradores, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso a informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades;
• Proteção e Privacidade dos Dados Pessoais de Colaboradores, Cooperados, Terceiros, Fornecedores e Parceiros de Negócio;
• Acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma que se possa avaliar se os objetivos da Expocacer estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar que quaisquer desvios identificados possam ser prontamente corrigidos, de forma a garantir a efetividade desta Política; e
• Existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informações, em especial para os mantidos em meio eletrônico.

A área de Compliance tem como responsabilidade dar suporte a todas as áreas no que concerne a esclarecimentos de todos os controles e regulamentos internos, bem como no acompanhamento de conformidade das operações e atividades da EXPOCACER com as normas regulamentares (internas e externas) em vigor.

Desta forma, a área de Compliance será responsável pelas seguintes atividades:

• Assegurar que todos os Colaboradores atuem com imparcialidade e conheçam o Código de Ética, o Regimento Interno, as políticas e procedimentos aplicáveis aos departamentos, bem como os controles internos utilizados;
• Manter a Política de Compliance atualizada, assim como todas as Políticas derivadas;
• Mensurar os riscos das atividades junto aos Diretores, Gestores e demais Colaboradores;
• Prestar suporte a todos os Colaboradores quanto ao conteúdo das políticas e processos da EXPOCACER;
• Implementar melhorias nos mecanismos de controles internos visando a mitigação dos riscos potenciais e existentes;
• Verificar o cumprimento da Política de Gestão de Riscos, encaminhando relatório de exposição a risco de cada departamento para as pessoas indicadas na Política de Gestão de Riscos em frequência, no mínimo, mensal;
• Supervisionar diligentemente, se houver, terceiro contratado para mensurar os riscos inerentes a cada um dos departamentos da EXPOCACER;
• Observar e cumprir a legislação e a regulamentação em vigor em relação ao combate e à prevenção à lavagem de dinheiro;
• Ministrar Treinamentos aos Colaboradores, no mínimo anual, referente ao Código de Ética e Políticas Internas;
• Planejar e monitorar a realização de auditorias internas, de modo a avaliar o nível de eficácia das Políticas, Processos e Procedimentos Internos;
• Acompanhar o desenvolvimento das atividades voltadas para o estabelecimento de novas normas internas, cuidando para que sejam definidas de forma clara e transparente as responsabilidades de cada área, bem como estabeleçam os resultados almejados e pontos de controle dos riscos das mesmas;

Intermediar o relacionamento entre as áreas, resultante de pontos divergentes para o estabelecimento de conformidade nas operações;

7. APLICABILIDADE DA POLÍTICA DE COMPLIANCE

A Política de Compliance tem como finalidade ajudar a Expocacer a construir uma cultura de conformidade, bem como evitar ou detectar violações das Leis, das Normas Regulatórias e/ou das Políticas internas vigentes.

A Política de Compliance e Controles Internos estabelece princípios e regras aplicáveis a todos os Colaboradores da EXPOCACER (internos, externos, estagiários e terceiros), bem como aos parceiros de negócios, fornecedores e todas as demais partes relacionadas (steakholders).

É indispensável aos Colaboradores agir com responsabilidade profissional e de maneira ética em todos os serviços e atividades profissionais em que se envolvam, além de cumprir com as exigências de todas as regras aplicáveis descritas nesta Política.

Todos devem se assegurar do perfeito entendimento das normas aplicáveis à EXPOCACER, bem como do completo conteúdo desta Política. A alegação de desconhecimento das regras não será aceita como justificativa no caso de quaisquer desconformidades com a política de Compliance.

Cabe ainda ressaltar que, atitudes não condizentes com esta Política estarão expostas às sanções previstas no CÓDIGO DE ÉTICA E REGIMENTO INTERNO, bem como aquelas que venham a ser aplicadas por decisão da Diretoria ou do Conselho da Administração.

8. CÓDIGO DE ÉTICA E REGIMENTO INTERNO

Os princípios éticos requeridos pela Expocacer são parte integral das Políticas, Processos e procedimentos aplicados nas suas atividades. O CODIGO DE ETICA E REGIMENTO INTERNO aplica-se a todos os funcionários, gestores, bem como aos representantes comerciais, incluindo todas as suas unidades.

O CODIGO DE ÉTICA reforça o compromisso da Expocacer no cumprimento das Leis e à Ética. Dividido em 5 Capítulos, contendo 53 artigos, trata de forma transparente e sensata os principais assuntos que regem a conduta ética de toda a Cooperativa, assim como a sua relação com seus fornecedores e parceiros.

Em seu CODIGO DE ÉTICA a Expocacer se compromete e assegura que:

“Artigo 2º – Leis, normas e regulamentos, sejam nacionais ou estrangeiros, deverão ser cumpridos. O comportamento dos funcionários, bem como o dos representantes comerciais, deve ser ético e responsável em quaisquer locais onde realizem seus trabalhos em nome da EXPOCACER.”

“Artigo 3º – Respeitam-se os direitos humanos e não poderá haver preconceitos e discriminação de qualquer natureza, seja em função de raça, religião, sexo, etnia, classe social, idade, necessidades especiais, posição política, procedência social, nacionalidade, afiliação sindical, escolha sexual ou estado civil.”

“Artigo 6º – Todas as ações dos funcionários da EXPOCACER deverão estar de acordo com as leis e demais disposições relativas à proteção do meio ambiente. Deverá ser assegurado que as atividades da EXPOCACER estarão de acordo com a utilização racional e sustentável dos recursos naturais da região onde forem executadas, não causando danos ambientais. ”

“Artigo 7º – É uma preocupação da EXPOCACER proporcionar aos seus funcionários condições de trabalho com os requisitos de segurança, salubridade, ordem e limpeza nos ambientes de trabalho. ”

 “Artigo 16º – São respeitados os direitos e diferenças culturais dos funcionários, colocando-se em prática o princípio de igualdade, não praticando discriminação nas oportunidades de trabalho, remuneração, acesso a treinamento, promoção, rescisão e benefícios, independentemente de raça, religião, casta, sexo, orientação sexual, etnia, classe social, idade, necessidades especiais, nacionalidade, associação sindical, estado civil, incapacidade, cor da pele ou opinião política, não se admitindo nenhuma ação discriminatória ou baseada exclusivamente em relacionamento pessoal que prejudique suas carreiras profissionais.”

“Artigo 22º – Os conflitos de interesse devem ser administrados de forma imparcial. Deve-se sempre colocar os interesses da EXPOCACER em qualquer negócio acima de interesses pessoais, agindo com ética e evitando, desta forma, conflitos de interesses em suas relações pessoais e profissionais. ”

Artigo 30º – Todas as informações comerciais, técnicas, estratégicas e profissionais que dizem respeito à EXPOCACER devem ser tratadas de forma sigilosa, tendo em vista que sua divulgação ou revelação poderá implicar em riscos e prejuízos para a imagem e resultados a EXPOCACER.

“Artigo 43º – Nas operações de compra de produtos ou prestação de serviços, deverá ser respeitado o princípio da livre concorrência, devendo ser feita ampla tomada de preços pelo funcionário encarregado das compras, dando preferência na compra para os fornecedores que oferecerem as melhores condições de qualidade e preços.”

“Artigo 48º – Em relação à concorrência com outras empresas, os funcionários não poderão celebrar acordos, contratos, acertos ou firmar entendimentos com elas, que tenham como objetivo estabelecer restrições ilegais do comércio e que tenham por objetivo fixar ou manipular preços, condições de compra ou venda de bens ou serviços. ”

“Artigo 49º – O relacionamento com o Poder Público e seus respectivos órgãos, seja no âmbito municipal, estadual ou federal, seja através de financiamentos, subsídios, incentivos fiscais ou contratos, deve ser pautado no rigoroso cumprimento da legislação e regulamentação aplicáveis, dentro de padrões de honestidade e integridade, bem como nas diretrizes de conduta ética contidas neste Código. ”

“Artigo 52º – Aos funcionários da EXPOCACER, não é permitido receber presentes ou favores de qualquer natureza, quer dinheiro ou outra forma, de pessoas da iniciativa privada ou do setor público, em razão do desempenho de suas funções, mesmo que a título de agradecimento pela presteza e eficiência. “

O REGIMENTO INTERNO define o funcionamento das atividades, das responsabilidades e os relacionamentos dos funcionários da Cooperativa. Nele estão descritos aspectos específicos do funcionamento da Expocacer, além de direitos e deveres das pessoas que fazem parte da Cooperativa. Dividido em 10 capítulos, com 45 artigos, a Expocacer se compromete e assegura o cumprimento das leis trabalhistas previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelecendo direitos e deveres a serem cumpridos por seus funcionários, além de conter:

• Regras de admissão.
• Obrigações comuns a todos os colaboradores;
• Horário, segurança, limpeza e higiene da associação;
• Correta utilização dos equipamentos e das máquinas;
• Regras de tratamento entre colegas, entre colaboradores e superiores hierárquicos, entre colaboradores e clientes da empresa;
• Utilização de benefícios concedidos pela empresa;
• Normas sobre a utilização do uniforme;
• Informações sobre férias;
• Informações sobre licenças que decorrem da lei;
• Informações sobre atrasos e faltas; e

Sanções previstas caso ocorra transgressões às regras definidas.

9. PARTIDOS POLÍTICOS

A Expocacer é uma Cooperativa apartidária, mesmo assim respeita o direito individual de seus funcionários em se associar e participar do processo político democrático.

As regras e normas de conduta explicitas no CODIGO DE ETICA E REGIMENTO INTERNO, assim como em seu ESTATUTO não permitem que o processo político-partidário interfira nas atividades da Cooperativa, não sendo permitido aos funcionários qualquer ato de campanhas ou posicionamento político em suas dependências e em horário de trabalho

10. RELAÇÃO COM O MEIO AMBIENTE

Compliance  Ambiental é um conjunto de práticas e regras pré-estabelecidas que asseguram o cumprimento das normas jurídicas e de comprometimento corporativo quanto à legislação ambiental.  A Expocacer se pauta em 2 dos 10 princípios do PACTO GLOBAL DAS NAÇÕES UNIDAS, onde assegura:

• Apoiar uma abordagem preventiva aos desafios ambientais;
• Desenvolver iniciativas para promover maior responsabilidade ambiental;

A Expocacer é uma das instituições integrantes do Consórcio Cerrado das Águas, que tem como parceiros a Nespresso, IUCN (União Internacional para a Conservação da Natureza), Federação dos Cafeicultores do Cerrado, Imaflora (Instituto de Manejo e Certificação Florestal e Agrícola), dentre outros. Desde 2020 o Consórcio Cerrado da Águas vem dando seguimento ao Programa de Investimento no Produtor Consciente – PIPC, que visa a preservação da biodiversidade e do fornecimento de água na Região do Cerrado Mineiro, único no mundo. Dentre as ações realizadas está o investimento de U$400 mil (cerca de R$1,6 milhão de reais) para revitalização da Bacia do Córrego Feio, principal manancial que abastece o município de Patrocínio-MG e também é usado na agricultura.  O Consórcio Cerrado da Águas é considerado um marco para o desenvolvimento ambiental da Bacia do Córrego Feio, em Patrocínio – MG, e consequentemente aos produtores da região, uma vez que a iniciativa vai promover a prevenção e ações concretas para erradicação dos riscos ocasionados pelas mudanças climáticas no local.

“Sustentabilidade ambiental, econômica e social”… Sustentada por esses 3 pilares, a Expocacer é referência na originação e destinação de cafés certificados. Atualmente a Expocacer conta com sete grupos de certificação, atendendo a mais de 260 cooperados, 320 fazendas, com cerca de 17.000 hectares de área certificada. Oferecemos orientação técnica, apoio em organização estrutural e documental das propriedades, assessoria e acompanhamento para o cumprimento das leis ambientais e trabalhistas, treinamentos e palestras específicas para a conquista e manutenção das certificações, desenvolvimento e acompanhamento de projetos sociais e ambientais, buscando assim atender aos critérios das principais certificadoras existentes no mundo.

Há mais de uma década a Expocacer é parceira do grupo de certificação Fairtrade da APPCER – Associação dos pequenos produtores do Cerrado, que conta com a participação de cerca de 98 membros, representando cerca de 1.720 hectares de produção de cafés certificados.

Controlamos a cadeia de custodia presente em nossos armazéns, possuindo atualmente 6 certificações de boas práticas agrícolas: Rainforest Alliance, UTZ, Fairtrade, 4C, C.A.F.E., Practices e CONAB; 1 certificação de boas práticas de Fabricação Internacional FSMA (Food Safety Modernization Act – Lei da Modernização da Segurança Alimentar), além de acompanhamento e cumprimento de todas as leis ambientais e trabalhistas para armazéns.

A garantia de condutas voltadas à preocupação com o meio ambiente faz com que a Expocacer fortaleça suas práticas de Compliance, pois afirma o cumprimento de leis voltadas ao meio ambiente e as questões sociais, e essa regularidade é uma promoção da ética e do crescimento sustentável.

11. DOAÇÕES E PATROCINIOS

A Expocacer, dentro de sua atuação perante a comunidade e sustentabilidade social, promove doações e patrocina eventos cuja causa tenha cunho social, cultural e humanitário. Todas as doações são feitas nos critérios legais respeitando a posição estatutária e não atuando em segmentos que possam ter quaisquer elementos que sugiram discriminação de qualquer natureza.

12. DECLARAÇÃO À IMPRENSA

Assessoria de Comunicação da Expocacer (Ascom) tem como objetivo atuar por meio da comunicação integrada, e promover a divulgação de informações relacionadas ao negócio da Cooperativa junto aos diferentes meios de comunicação, de alcance nacional e internacional. A ASCOM é o facilitador de relacionamento entre a empresa e a mídia, por meio da divulgação dos acontecimentos da Cooperativa e do mundo do café.

Tendo como Valores a transparência e credibilidade, a Expocacer prima por transmitir, quando requisitado e necessário, informações transparentes e fiéis. Toda e qualquer declaração à imprensa é realizada por interlocutores previamente autorizados pela ASCOM.

13. MARCAS E PATENTES

A Expocacer tem muitos processos de propriedade industrial e intelectual produzidos como resultado de análises e desenvolvimentos contínuos em busca da melhoria continua do seu negócio. Estes ativos intangíveis se constituem em um patrimônio que deve ser protegido e preservado por todos os funcionários da Cooperativa.

Todos as Políticas e Processos de Negócio desenvolvidos tem em seus documentos marcas d’água identificadoras de controle interno e referências a não divulgação dos mesmos a agentes externos como forma de preservação da propriedade intelectual da Cooperativa.

A Expocacer respeita o direito de propriedade intelectual de terceiros, não aceitando a transgressão dos mesmos, devendo, portanto, todos os seus colaboradores se certificar de eventuais marcas registradas e obter autorização para utilização de propriedades intelectuais de outros autores, caso necessário.

14. MITIGAÇÃO DE RISCOS

Sem prejuízo da observância da POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS DA EXPOCACER (PO.09 – POLITICA DE RISCOS), a área de Compliance atuará no intuito de minimizar os riscos aos quais a Cooperativa poderá ficar exposta.

    14.1 Risco Financeiro

As atividades da Expocacer à expõem a diversos riscos financeiros, tais como: risco de mercado, risco cambial, risco associado a taxa de juros, risco de credito e risco de liquidez.

        14.1.1 Risco de Mercado

A Expocacer está exposta a uma serie de riscos de mercado decorrentes de sua operação. Tais riscos envolvem principalmente o fato de que eventuais variações nos preços do café e nas taxas cambiais possam afetar negativamente o valor dos ativos e passivos financeiros ou fluxos de caixa futuros, e consequentemente as sobras da Cooperativa. Para mitigar este risco adota-se a proteção por meio da compra e venda de contrato futuro com entrega/recebimento físico em estoques.

        14.1.2 Risco Cambial

É um dos riscos financeiros que a Expocacer está exposta, sendo este oriundo de movimentos nos níveis ou na volatilidade da taxa de cambio, principalmente o dólar americano. Para mitigar este risco, a Expocacer busca garantir a alocação eficiente dos recursos destinados à proteção patrimonial e identificar ou criar proteções naturais (hedges naturais) correlacionados as receitas e despesas (endividamento).

        14.1.3 Risco associado a taxa de juros

Este risco decorre de empréstimos a longo prazo, que expõe a Cooperativa ao risco de taxa de juros de fluxo de caixa. Constantemente é realizado o acompanhamento e analise de possível evolução ou redução da taxa básica de juros, podendo a Cooperativa optar por fazer o “swap da taxa de juros” visando extinguir este risco.

        14.1.4 Risco de Credito

O risco de credito decorre de caixa e equivalente de caixa, instrumentos financeiros derivativos, depósitos em bancos, bem como exposições de credito, incluindo contas a receber em aberto e operações compromissadas. Para mitigar este risco a Expocacer conta com analise criteriosa na seleção de clientes com capacidade de pagamento, índice de endividamento, Rating Serasa e balanço patrimonial, além de diversificar suas contas a receber (pulverização do risco).

        14.1.5 Risco de liquidez

Decorre do surgimento de dificuldades para cumprir com as obrigações contratadas nas datas previstas, por problemas de fluxo de caixa. A Expocacer realiza o monitoramento constante das previsões contínuas as exigências de liquides para assegurar que se tenha caixa suficiente para atender às necessidades operacionais.

    14.2 Risco de Imagem

Considerando que o risco de imagem (ou reputação), o qual é um dos mais preocupantes atualmente, é fundamental que haja a consciência de todos os Colaboradores sobre a necessidade de se prezar pela imagem da empres. Cumpre salientar que um simples boato pode causar danos irreparáveis à reputação de uma empresa, sendo assim, todos devem ter sempre em mente a importância de seguir as regras do Código de Ética, do Regimento Interno e desta Política. Quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou aconselhamento sobre que ações possam gerar riscos de imagem para a EXPOCACER devem ser, imediatamente, direcionados a área Compliance.

    14.3 Risco Legal

Basicamente, o conceito de risco legal pode ser definido como o de não cumprimento das normas vigentes e aplicáveis à EXPOCACER. A área de Compliance deve assegurar à EXPOCACER o cumprimento de todas as normas e legislações vigentes aplicadas à mesma.

    14.4 Risco Operacional

O risco operacional pode ser definido como o risco de perdas geradas por sistemas e controles inadequados, falhas de gerenciamento e erros humanos. A EXPOCACER busca minimizar erros em todas as suas operações.  A área de Compliance é o responsável por verificar as operações que geraram erros, criar soluções para a correção dos mesmos e entender os procedimentos que falharam, propondo ações de melhoria para os mesmos. A área de Compliance, como forma de minimizar o risco operacional, zela pelos controles internos como forma de mitigação do mesmo, adotando a prática de registro de não-conformidades (Anexo 3) e criação de planos de ação (Anexo 3) para a não reincidência do processo não conforme.

O risco operacional pode ser dividido em sub-riscos, tais como:

        14.4.1 Risco de Tecnologia (obsolescência, equipamentos, sistemas operacionais) – assegurar a segurança do sistema, a devida proteção dos dados tanto da EXPOCACER quanto de seus clientes conforme legislação vigente; assegurar que as máquinas e equipamentos estejam funcionando conforme necessidade da EXPOCACER; assegurar a segurança nas permissões de acesso ao sistema; assegurar a realização de backup periódico e de armazenamentos dos dados de forma segura. São disponibilizados, a todos os Colaboradores, equipamentos, softwares sobre os quais a EXPOCACER possui licença de uso, acesso à Internet e Intranet, bem como correio eletrônico interno e externo com o exclusivo objetivo de possibilitar a execução de todas as atividades inerentes aos negócios da empresa.

        14.4.2 Risco de Erro Não Intencional (“Erro Humano”) – Este é, certamente, o risco de mais difícil mensuração visto a imprevisibilidade de ocorrência de uma falha humana durante os procedimentos operacionais. Podemos classificar erro humano como equívoco, omissão, distração ou negligência de um profissional.

        14.4.3 Risco de Fraudes – Atos ilícitos gerados intencionalmente e por má-fé podem ser classificados como fraudes (ex. falsificação, adulteração de documentos, divulgação de informações falsas, etc). Este risco é minimizado através de controles internos efetivos e do fortalecimento da “cultura de Compliance” na EXPOCACER. Quaisquer atos suspeitos ou consumados de fraudes devem ser reportados ao Compliance Officer para que este tome as devidas providências.

        14.4.4 Risco da Qualificação de Pessoal – A falta de qualificação Profissional gera prejuízos muitas vezes invisíveis à operação. Retrabalho, uso indevido do tempo útil, erros constantes, atrasos nas entregas, alto índice de horas extras, são apenas algumas das consequências da falta de qualificação dos colaboradores. Faz parte do escopo da EXPOCACER investir em programas de treinamento e transferência de conhecimento para que o colaborador, no futuro, consiga transmitir conhecimento para um colega, em um verdadeiro ciclo positivo. Por meio da qualificação a EXPOCACER poderá contar com um bom padrão de atendimento, bons processos em níveis gerenciais, menos falhas operacionais, maior organização e, consequentemente, com a maior satisfação e otimização dos seus colaboradores, diminuindo a rotatividade (que muitas vezes pode ser consequência da falta de qualificação).

        14.4.5 Risco de Interrupção ou descontinuidade dos negócios –  O Plano de Continuidade dos Negócios tem como principal objetivo prever algumas situações de crise ou descontinuidade que possam vir a interromper os negócios da EMPRESA, bem como traçar as estratégias e planejamento para retomada das atividades em um curto espaço de tempo, minimizando assim, o impacto negativo de uma possível situação de contingência. Esse Plano é composto pelas diretrizes gerais contidas no Programa de Conformidade, bem como pelos diferentes planos de recuperação de desastres (DSP – Disaster Recovery Plan – PO.05 POLÍTICA DE GOVERNANÇA DE TI) desenvolvidos pelas áreas de negócios, contendo os procedimentos para situações de contingências. A área de Compliance é responsável por acompanhar o desenvolvimento de tais planos, bem como suas revisões periódicas, em conjunto com os Gestores responsáveis

        14.4.6 Risco de corrupção e fraude – No escopo da EXPOCACER, é de vital importância a conscientização de todos os Colaboradores quanto aos riscos legais e de imagem que estamos expostos no caso de envolvimento de Colaboradores, direto ou indireto, em atividades relacionadas a qualquer ato ilegal, seja de que ordem for, tais como, mas não se limitando a:

• Corrupção ativa e passiva;
• Fraudes financeiras;
• Fraudes fiscais e tributarias;
• Fraudes documentais;
• Lavagem de dinheiro, entre outros;

Desse modo, conforme o disposto nesta Política de Compliance e no Código de Ética, bem como nos treinamentos aplicados pela área de Compliance, todos os Colaboradores deverão estar cientes das informações, riscos e medidas preventivas a serem tomadas em relação aos atos que configuram fraude. Segundo os organismos internacionais, há algumas práticas recomendadas para não se envolver em operações de “lavagem de dinheiro”. Assim, devem ser observadas as seguintes diretrizes:

• Evitar operações de qualquer tipo com recebimentos em dinheiro;
• Não realizar pagamentos em dinheiro;
• Utilizar sempre recebimentos que transitem pelo sistema bancário (DOC, TED, PIX);
• Recusar operações com pessoas ou entidades que não possam comprovar a origem do dinheiro envolvido e que não sejam bem conhecidas;
• Evitar operações financeiras complexas, que envolvam muitas movimentações de dinheiro entre bancos diferentes.
• Cumpre-nos ressaltar que, dentro do escopo da EXPOCACER, é expressamente proibido aos colaboradores realizarem depósito de pagamentos aos clientes (estes somente devem ser feitos via movimentação bancária);
• Proteger a imagem e reputação do Instituto;
• Proteger o patrimônio e os ativos do Instituto tratando-os como se fossem seus;
• Desempenhar suas funções com competência, lealdade, integridade, prudência, responsabilidade e profissionalismo, de tal sorte a atingir os objetivos traçados pelo Instituto;
• Manter uma atitude transparente, respeitando colegas de trabalho e terceiros;
• Respeitar Leis e Normas afeitas ao bom desempenho de suas funções;
• Cumprir e fazer cumprir as orientações previstas e descritas neste Manual;
• Comunicar qualquer violação da política, à área de Compliance;
• Cooperar com processos internos e externos de apuração de não conformidades e desvios de conduta de profissionais afeitos às atividades do Instituto, mesmo que não seja de relacionamento direto com suas próprias atividades;
• Usar os recursos com eficiência, não os desperdiçando;
• Tratar todas as pessoas, direta ou indiretamente ligadas a Expocacer de forma igualitária, independentemente de cargo, função, raça, sexo, idade ou credo;
• Proteger as informações relativas a: funcionários, alunos, clientes, fornecedores, e grupos de interesse, sobretudo aquelas declaradas como confidenciais;
• Respeitar as relações hierárquicas e jamais praticar atos de ingerência, limitando-se a atuar dentro das atribuições delimitadas pelo organograma da instituição;
• Utilizar a internet e o correio eletrônico exclusivamente para assuntos pertinentes ao seu trabalho, cuidando sempre da segurança da informação e não disseminar mensagens que possuam conteúdos ilegais, pornográficos, racistas, de cunho religioso ou político e de natureza ideológica;
• Não fazer uso do cargo, função, atividade, facilidades, posição e influência para obter qualquer favorecimento para si ou para outrem;
• Não praticar atos de violência, abuso de poder, assédio sexual ou moral, qualquer ilícito de que natureza for; e

Não disseminar informações dúbias ou qualquer espécie de boatos, nem manifestar opinião que possa prejudicar a imagem do Instituto, de seus funcionários ou clientes;

15. COMPLIANCE E AUDITORIA INTERNA

Ainda que executem funções afins, Compliance e Auditoria Interna exercem papéis diferentes e suas funções não devem ser confundidas.

As funções de Compliance e Auditoria Interna se complementam, ambas agindo de forma independente para orientar a alta Administração quanto aos eventos que possuem maior exposição a riscos, tendo papéis importantes no processo de Governança Corporativa.

O que difere as duas funções é a fase em que cada uma atua:

• Compliance é contínuo, rotineiro e permanente, com foco na prevenção, e realizada pela área de Compliance da Expocacer, sob a responsabilidade da Superintendência e validação do Conselho de Administração da Expocacer

Auditoria Interna é pontual, aleatória e temporal, com foco na detecção e na correção de não conformidades apontadas nas Políticas, Processos e Instruções de Trabalho da Expocacer. Auditoria Interna é realizada pela área de Auditoria, sob a responsabilidade da Superintendência e validação do Conselho de Administração da Expocacer.

16. AUDITORIA INTERNA

A Auditoria interna é uma atividade de alta relevância estratégica e constitui um conjunto de procedimentos e técnicas normatizadas que visam avaliar, de forma amostral, a gestão da Companhia, pelos processos e resultados gerenciais, mediante a confrontação entre a situação encontrada com um determinado critério técnico, operacional ou normativo.

Subordinada ao Conselho da Administração e vinculada administrativamente à Superintendência, tem como competência multidisciplinar o assessoramento e consultoria interna no intuito de agregar valor à gestão e a melhorar as operações, propondo ações preventivas e saneadoras de forma a assistir a Cooperativa na consecução de seus objetivos estratégicos mediante abordagem sistematizada e disciplinada constante no Plano Anual de Auditoria Interna  com ênfase para a avaliação da gestão de riscos operacionais, dos controles internos administrativos e do processo de governança corporativa. O Plano Anual de Auditoria deverá ter a autorização do Conselho de Administração da Expocacer.

Em linhas gerais, são objetivos da Auditoria Interna:

• Salvaguardar prejuízos decorrentes de fraudes ou erros não intencionais;
• Antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdícios, abusos e práticas antieconômicas e fraudes;
• Assegurar a validade e integridade dos dados financeiros e contábeis que serão utilizados pelo Conselho para a tomada de decisões;
• Incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas internas;
• Assegurar aderência às diretrizes estratégicas, planos, normas e procedimentos da Expocacer;
• Propiciar informações oportunas e confiáveis;

As ações da Auditoria Interna estão embasadas no aprimoramento dos controles internos, com a verificação do desempenho e da conformidade das atividades de cada departamento, comparando os objetivos da Cooperativa, bem como os processos e as metas com os preceitos legais e regulamentares vigentes.

O processo da Auditoria Interna é dividido em 4 grandes premissas:

1)  Planejar: deve-se estabelecer os objetivos do Plano Anual de Auditoria Interna, bem como sua elaboração. É necessário determinar e avaliar os riscos e oportunidades e estabelecer além das metas o cronograma de trabalho;

2)  Executar: prática das atividades propostas, seguida de relatórios  e indicadores;

3)  Verificar: os processos serão monitorados e os relatórios serão completados na medida em que as etapas forem atingidas, conforme as validações e análises das devolutivas

4) Atuar: um ciclo, onde sempre deverá ser revisto, melhorado, monitorado e analisado, não só em suas demandas internas, mas também no Plano Anual

17. PLANO DE AUDITORIA INTERNA

O Plano de Auditoria Interna tem como finalidade garantir a efetividade e o cumprimento das normas e dos processos internos, prevenindo e controlando os riscos envolvidos nas atividades da empresa e acompanhando o cumprimento das regras aplicáveis às suas atividades e aos Colaboradores. Também é finalidade da Auditoria Interna fornecer à Expocacer julgamentos imparciais, com independência e objetividade, no intuito de agregar valor aos processos de trabalho, contribuindo para o cumprimento das metas previstas, a execução dos programas, a aderência as instruções de trabalho, consubstanciando em indicadores de desempenho quanto à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade às variáveis de tempo, custo, qualidade, dentre outras.

Dentre as normas reguladoras, a Auditoria Interna baseia-se na Norma Brasileira de Contabilidade da Auditoria Interna (NBC TI 01), para elaboração e apresentação do Plano Anual de Auditoria Interna (Anexo 2), que destaca as ações de auditoria consideradas relevantes para o fortalecimento e aprimoramento da gestão da Expocacer.

O Plano Anual de Auditoria Interna é um documento formal que apresenta a programação das atividades previstas para a execução das auditorias internas na Expocacer, podendo ocorrer alterações no cronograma de execução devido as alterações de cenário ou demandas extraordinárias, como fatores externos ou internos que venham a prejudicar ou influenciar sua execução.

18. PENALIDADES

Todos os funcionários Da Expocacer, qualquer que seja sua posição hierárquica ou função, devem cumprir o estabelecido nesta política.

A inobservância de qualquer item preceituado implicará sanções prescritas na legislação vigente, além do a seguir previsto e regulamentado:

1. a) Advertência verbal;
2. b) Repreensão por escrito;
3. c) Suspensão por até 8 (oito) dias;
4. d) Dispensa por justa causa, motivada por:

d.1) Ato de improbidade de qualquer ordem;

d.2) Incontinência de conduta ou mau procedimento, isto é, assédio de qualquer natureza;

d.3) Negligência;

d.4) Condenação por crime, transitada em julgado; e

d.5) Ato de indisciplina ou insubordinação.

Na aplicação e gradação das penalidades disciplinares será considerada a gravidade da falta cometida levando-se em consideração:

• A primariedade do (a) faltoso (a); e
• O dolo ou culpa na falta cometida.

A gravidade da falta será avaliada por comissão interna formada pela Superintendência Executiva, pelo (a) superior hierárquico (a) imediato (a), pela Diretoria de Desenvolvimento Humano e Organizacional, pelo (a) Assessor (a) jurídico (a) e pela área de Compliance da Expocacer

19. PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais tratados nesta Política devem respeitar as diretrizes estabelecidas na Política de Proteção de Dados Pessoais da Expocacecr.